Gegevensretentiebeleid

Laatst bijgewerkt: 11 juni 2026

Dit gegevensretentiebeleid beschrijft hoe Vynvex persoonsgegevens en andere informatie bewaart, archiveert en verwijdert die wordt verzameld via het gebruik van onze diensten. Wij streven ernaar gegevens niet langer te bewaren dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

1. Toepassingsgebied

Dit beleid is van toepassing op alle gegevens die worden verwerkt door Vynvex in het kader van de levering van haar onlinediensten, met inbegrip van gegevens van gebruikers, abonnees, cursusdeelnemers en bezoekers van het platform. Het beleid geldt voor alle vormen van gegevensopslag, zowel digitaal als anderszins.

2. Categorieën van bewaarde gegevens

2.1 Accountgegevens

Gegevens die worden aangemaakt bij registratie of aanmelding, zoals naam, e-mailadres en inloggegevens, worden bewaard zolang het account actief is. Na verwijdering van een account worden deze gegevens binnen 30 dagen definitief gewist, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.

2.2 Transactie- en facturatiegegevens

Financiële gegevens, betalingshistoriek en facturen worden bewaard voor de duur die vereist is door toepasselijke boekhoudkundige en fiscale regelgeving. In de meeste gevallen bedraagt deze periode zeven jaar na de datum van de transactie.

2.3 Cursus- en leervoortgangsgegevens

Gegevens met betrekking tot gevolgde cursussen, behaalde resultaten en leeractiviteiten worden bewaard zolang het gebruikersaccount bestaat. Na accountverwijdering worden deze gegevens geanonimiseerd of gewist binnen 60 dagen.

2.4 Communicatiegegevens

Berichten, ondersteuningsverzoeken en correspondentie via ons platform worden bewaard gedurende een periode van maximaal drie jaar na de laatste interactie, of korter indien de gebruiker om verwijdering verzoekt en er geen geldige reden voor verdere bewaring bestaat.

2.5 Technische en analysegegevens

Logbestanden, IP-adressen en technische diagnostische gegevens worden bewaard gedurende maximaal 90 dagen, waarna zij automatisch worden verwijderd of geanonimiseerd. Geanonimiseerde statistische gegevens kunnen voor onbepaalde tijd worden bewaard.

2.6 Marketinggegevens

Gegevens die worden gebruikt voor nieuwsbrieven of marketingcommunicatie worden bewaard totdat de betrokkene zijn of haar toestemming intrekt of zich afmeldt. Na afmelding worden de contactgegevens binnen 30 dagen verwijderd uit actieve marketinglijsten.

3. Bewaartermijnen in overzicht

Categorie	Bewaartermijn	Grondslag
Accountgegevens	Duur van het account + 30 dagen	Contractuele uitvoering
Facturatiegegevens	7 jaar	Wettelijke bewaarplicht
Leervoortgangsgegevens	Duur van het account + 60 dagen	Gerechtvaardigd belang
Communicatiegegevens	Maximaal 3 jaar	Gerechtvaardigd belang
Technische logbestanden	Maximaal 90 dagen	Beveiliging en beheer
Marketinggegevens	Tot intrekking toestemming	Toestemming

4. Verwijdering en anonimisering

Wanneer gegevens hun bewaartermijn hebben bereikt, worden zij op een van de volgende manieren verwerkt:

• Definitieve verwijdering: gegevens worden onherroepelijk gewist uit alle systemen en back-ups na het verstrijken van de reguliere back-upcyclus.
• Anonimisering: gegevens worden zodanig bewerkt dat zij niet langer herleidbaar zijn tot een specifieke persoon. Geanonimiseerde gegevens vallen niet meer onder dit beleid.
• Archivering: in uitzonderlijke gevallen waarbij een wettelijke bewaarplicht geldt, worden gegevens overgebracht naar een beperkt toegankelijk archief.

5. Back-ups en herstelkopieën

Gegevens die zijn opgenomen in back-upsystemen kunnen gedurende een kortere aanvullende periode beschikbaar blijven nadat zij uit de actieve systemen zijn verwijderd. Back-ups worden gewist overeenkomstig onze interne back-upcyclus, die normaliter niet langer dan 90 dagen bedraagt. Gedurende deze periode zijn de gegevens in back-ups niet operationeel toegankelijk voor normale verwerkingsdoeleinden.

6. Bewaring op verzoek van de betrokkene

In bepaalde omstandigheden kan een betrokkene verzoeken om gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld als bewijs in een geschil of ter ondersteuning van een klacht. Vynvex zal dergelijke verzoeken beoordelen en, indien gegrond, de relevante gegevens bewaren totdat de zaak is afgerond, waarna de normale verwijderingsprocedures worden hervat.

7. Gegevens van derden en verwerkers

Wanneer Vynvex samenwerkt met externe dienstverleners en verwerkers, worden contractuele afspraken gemaakt om te garanderen dat ook deze partijen gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. Vynvex controleert periodiek of verwerkers voldoen aan de afgesproken bewaartermijnen.

8. Beveiliging van bewaarde gegevens

Gedurende de volledige bewaartermijn worden gegevens beveiligd door middel van passende technische en organisatorische maatregelen. Toegang tot bewaarde gegevens is beperkt tot bevoegd personeel en vindt uitsluitend plaats op basis van noodzaak. Gegevens die niet meer nodig zijn voor actieve verwerking worden zo snel mogelijk verwijderd of gearchiveerd met beperkte toegangsrechten.

9. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben het recht om:

• inzage te vragen in de over hen bewaarde gegevens;
• rectificatie te verzoeken van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering te verzoeken van gegevens die niet langer noodzakelijk zijn;
• bezwaar te maken tegen de verwerking of bewaring van hun gegevens;
• beperking van de verwerking aan te vragen gedurende de periode van beoordeling van een verzoek.

Verzoeken kunnen worden ingediend via support@vynvex.com. Wij streven ernaar verzoeken binnen 30 dagen te beantwoorden.

10. Wijzigingen in dit beleid

Vynvex behoudt zich het recht voor dit gegevensretentiebeleid periodiek te herzien en bij te werken. Bij wezenlijke wijzigingen worden gebruikers via het platform of per e-mail geïnformeerd. De datum van de laatste wijziging is steeds vermeld bovenaan dit document. Voortgezet gebruik van de diensten na kennisgeving van wijzigingen geldt als aanvaarding van het bijgewerkte beleid.

11. Contact

Voor vragen over dit gegevensretentiebeleid of over de manier waarop Vynvex uw gegevens bewaart, kunt u contact opnemen via: